Conocer y cumplir las obligaciones legales para la presentación de cuentas es esencial para evitar sanciones y, además, no perder la confianza por parte de socios, proveedores y clientes.

Es importante tener claro qué son las cuentas anuales, quién tiene la obligación de presentarlas y cuándo debe hacerse la presentación. Vamos a resolver todas las dudas que puedas tener al respecto.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las empresas tienen la obligación legal de llevar una contabilidad que refleje su situación financiera. Esto es, los movimientos de ingreso y salida de dinero que se han producido en sus cuentas. Así, cuando llega el momento de cerrar el ejercicio a final de año, se puede saber si ha habido ganancias o pérdidas.

Una información que le resulta muy útil a la propia organización para tomar sus decisiones, pero que también es esencial para hacienda y para los posibles inversores.

La razón de ser de las obligaciones legales para la presentación de cuentas en el Registro Mercantil es que esta es una información pública que permite a cualquier persona conocer la situación real de la empresa, e incluso analizar su evolución al comparar los resultados de un año con los de los anteriores.

Más allá de cumplir con una obligación legal, presentar las cuentas en tiempo y forma es una manera de demostrar el compromiso de la entidad con la transparencia y de mejorar su imagen de seriedad y fiabilidad.

¿Quién tiene que presentar las cuentas anuales?

La obligación recae sobre todas las sociedades mercantiles. Esto incluye sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, sociedades extranjeras que tengan una sucursal en España, fondos de pensiones y sociedades comanditarias.

Los autónomos tienen que llevar un registro contable de sus actividades pero, sin embargo, no tienen que presentar sus cuentas en el Registro Mercantil.

¿Qué hay que hacer para presentar las cuentas anuales?

Este procedimiento implica diferentes pasos:

Preparación y aprobación de las cuentas anuales

Para ello es imprescindible llevar la contabilidad al día y hacer el cierre del ejercicio a fecha 31 de diciembre.

Las cuentas anuales recopilan la información financiera de la empresa y están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado que refleja los cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Estas cuentas reflejan la situación patrimonial y financiera de la empresa y los resultados que ha obtenido, y se someten a la aprobación de la Junta General.

La Junta debe reunirse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que las cuentas deben estar aprobadas necesariamente antes de que finalice el mes de junio.

Certificación de las cuentas y cumplimentación de formularios

Tras su aprobación, las cuentas son certificadas mediante acuerdo de la Junta General. La certificación tiene que estar firmada por los administradores de la sociedad.

Una vez que esto está listo, se cumplimenta el formulario oficial del Registro Mercantil para presentar las cuentas. Este varía en función del tipo de sociedad de que se trate y también si junto a las cuentas se presenta alguna otra información adicional sobre la entidad o su administración.

Presentación y pago de tasas

En la actualidad, las obligaciones legales para la presentación de cuentas se cumplen de forma electrónica. Ya no se admite la presentación personal en el Registro.

En el mismo momento en que se hace uso de la Sede Electrónica del Registro Mercantil para presentar las cuentas anuales, se abonan las tasas correspondientes. El importe oscila entre 65 y 85 euros.

Si tras la presentación se aprecia algún error en los datos o en la documentación presentada, el Registro se pone en contacto con la entidad para que proceda a su subsanación en el plazo que le da para ello.

¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?

Las sociedades mercantiles deben tener en cuenta cuatro fechas:

31 de marzo. Es la fecha tope para elaborar las cuentas anuales.
30 de abril. Es el último día que se pueden legalizar los libros contables.
30 de junio. Es la fecha máxima de presentación de las cuentas anuales a la Junta General.
30 de julio. Es la fecha tope para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

¿Qué ocurre si no se presentan a tiempo las cuentas?

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer una multa de entre 1.200 y 60.000 euros. En el caso de las grandes empresas, se han dado casos de sanciones que han llegado a los 300.000 euros.

Pasado un año desde la fecha tope para cumplir la obligación, si no se han presentado las cuentas, se cierra provisionalmente la hoja registral. Esto implica que no se va a poder inscribir ningún documento en el Registro que tenga que ver con la entidad, hasta que se subsane la situación.

Además, la no presentación de las cuentas, genera mala imagen a la empresa y le hace perder credibilidad en el mercado.

Aunque las obligaciones legales para la presentación de cuentas pueden parecer un poco complejas, lo cierto es que el proceso es sencillo y rápido. Estar al día con este mandato legal es la mejor manera de evitar sanciones y problemas.

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