De conformidad con la Ley de Sociedades de Capital y el Reglamento del Registro Mercantil, las sociedades están obligadas a hacer públicas sus cuentas anuales mediante su depósito en el Registro Mercantil que corresponde a su domicilio social.

Sin embargo, esta operación no siempre se lleva a cabo de forma correcta. De hecho, hay una serie de errores comunes al depositar las cuentas que se podrían evitar fácilmente conociendo bien la legislación.

Diferentes errores al depositar las cuentas

No presentar las cuentas en el plazo establecido

Es el error más habitual, porque con frecuencia existen dudas sobre cuál es el momento en el que debe cumplirse con esta obligación.

En base a la legislación vigente, las sociedades mercantiles tienen un mes a contar desde el día siguiente a la aprobación de las cuentas por parte de su Junta General, para hacer la presentación en el Registro Mercantil.

El incumplimiento del plazo da lugar a sanciones en forma de multas económicas y de la imposibilidad de presentar otras solicitudes en el Registro Mercantil hasta que no se haya solventado el problema del retraso.

Además, dado que cualquier persona puede consultar las cuentas, si un posible socio o inversor descubre que estas no están debidamente registradas, la empresa puede sufrir daños en su imagen y su reputación.

Para evitar el más habitual de los errores comunes al depositar las cuentas, lo mejor es planificar este trámite con antelación. Asegurarse de tener toda la documentación necesaria y completa, cerrar las cuentas y presentarlas dentro del margen de tiempo que establece la legislación.

Presentar cuentas incompletas o incorrectas

No basta con presentar las cuentas del ejercicio económico que se acaba de cerrar, es necesario que estas estén bien hechas, ajustadas a la normativa contable y mercantil. Si las cuentas presentan errores u omiten información, van a ser calificadas como defectuosas por el Registro Mercantil y no se van a inscribir.

Ante un caso de este tipo hay que subsanar los errores u omisiones y volver a presentar las cuentas en el plazo dado por el Registro para ello, porque no hacerlo puede dar lugar a sanciones. Esto acaba suponiendo una pérdida de tiempo y recursos, por lo que hay que evitarlo.

Para ello, conviene revisar de forma cuidadosa las cuentas antes de presentarlas. Verificar que consta toda la información necesaria, que no hay erratas, y que esta se ajusta a los requisitos legales.

No adjuntar la documentación necesaria

Junto a las cuentas hay que presentar una serie de documentos que las complementan:

• Certificación de los acuerdos de la Junta General aprobando las cuentas y la aplicación del resultado.
• Modelo normalizado para la presentación de cuentas anuales debidamente cumplimentado.
• Otros documentos que puedan ser necesarios en función de la forma jurídica de la empresa.

Si la documentación necesaria no acompaña a las cuentas, estas no se van a inscribir. El Registro dará a los interesados un plazo de subsanación para que aporten la documentación faltante y poder así realizar la inscripción.

La mejor manera de evitar este error es asegurarse de recopilar toda la documentación necesaria antes de hacer el depósito. En la web del Registro Mercantil se incluye un listado de los documentos requeridos, y siempre está la opción de consultar las dudas con un asesor especializado.

No firmar correctamente la documentación

Los documentos que requieren firma tienen que estar firmados por quien tenga la condición de representante legal de la sociedad. Si la firma no es correcta (no coincide con la que consta registralmente), entonces el Registro Mercantil no aceptará la presentación de las cuentas.

Para evitar este fallo y la pérdida de tiempo y recursos que supone, es importante que la documentación sea presentada ante el representante legal y que la firme allí donde sea necesario.

Consejos para no incurrir en los errores comunes al depositar las cuentas

Lo mejor que se puede hacer en estos casos es comenzar los trámites con suficiente antelación, para que las prisas no lleven a errores u omisiones.

En la actualidad, la presentación de cuentas en el Registro Mercantil se hace a través de medios electrónicos, y en la web de este organismo figuran las instrucciones que hay que seguir para hacer bien el depósito, así como los formularios y modelos oficiales que hay que aportar.

Una vez presentadas las cuentas, es importante conservar una copia de la documentación y el justificante que acredita la fecha y hora de la presentación, por si en el futuro hay que hacer consultas o llega alguna reclamación por parte del Registro Mercantil.

Evitar los errores comunes al depositar las cuentas es la mejor manera de asegurarse de cumplir correctamente con esta obligación mercantil tan importante para las empresas, manteniendo a la sociedad a salvo de posibles sanciones, y cuidado a la vez de su reputación. Para lograrlo, es fundamental mantener siempre la contabilidad al día y consultar las dudas con un experto en la materia.

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