Las empresas tienen una serie de obligaciones contables que deben cumplir si no quieren ser objeto de sanción por parte de la Administración. Una de las más importantes es presentar las cuentas y, precisamente por ello, hay que tener claro dónde depositar las cuentas anuales de una pyme.

Si estas se presentan en tiempo y forma en el lugar correcto, lo que se consigue es cumplir con una obligación legalmente impuesta y, a la vez, reforzar la confianza en la empresa de posibles socios, inversores, e incluso clientes.

¿Qué finalidad tiene la presentación de cuentas?

Como ya hemos explicado en alguna ocasión anterior, las cuentas son documentos contables que recogen toda la información sobre la situación financiera de una empresa.

Llevarlas al día y presentarlas es una de las obligaciones más importantes, y lo es por varias razones:

Transparencia financiera

La elaboración y presentación de las cuentas es un acto de transparencia, porque hacer públicos estos datos permite a los accionistas, inversores, acreedores, empleados y a cualquier persona interesada, conocer cómo está la situación económica y financiera de una empresa.

Protección de los acreedores y de los terceros

Revisando las cuentas, tanto los acreedores como otros terceros que vayan a trabajar con la entidad pueden evaluar la solvencia de la misma y tomar sus decisiones en base a esa información. Por tanto, es una herramienta muy útil para evitar posibles fraudes y problemas derivados de la insolvencia empresarial.

Control fiscal

Una de las principales razones por las que las empresas deben presentar sus cuentas es para que Hacienda pueda tener un mayor control sobre su situación financiera y detectar si se ha producido alguna irregularidad.

Esta información también se usa para elaborar informes y estadísticas con las que se puede conocer la estabilidad del tejido empresarial del país y tomar medidas para favorecer un crecimiento económico sostenible.

Prevención de fraudes y malas prácticas

Obligar a las empresas a presentar sus cuentas persigue también la finalidad de prevenir fraudes financieros y malas prácticas como la falsificación de datos contables. Una práctica que puede causar daños tanto a la Hacienda Pública como a empresas o particulares que mantengan relación con una empresa que está falseando datos.

¿Dónde depositar las cuentas anuales de una pyme?

Es el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas el documento que establece cómo deben gestionar su contabilidad las pymes y cómo debe ser la presentación de sus cuentas anuales.

En este caso, las cuentas van a estar formadas por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

Cuándo presentar las cuentas

Tienen que presentarse cada 12 meses, para lo que se formulan el 31 de marzo como fecha tope en aquellos casos en los que el ejercicio económico coincida con el año natural, que suele ser lo más habitual. De ahí que la fecha máxima para el depósito sea el 30 de julio.

Dónde presentar las cuentas

La presentación se hace ante el Registro Mercantil correspondiente a la provincia en la que la empresa tenga su sede social. En la actualidad, se ha dado prioridad a la presentación telemática, por lo que ya no es necesario acudir a la oficina física del Registro a presentar la documentación.

Las empresas tienen que presentar sus cuentas anuales en formato digital a través de la Sede Electrónica del Registro Mercantil. Para ello, es necesario contar con un certificado digital y utilizar el programa D2.

Este es un software gratuito que proporciona el Colegio de Registradores de España, y que ha sido diseñado específicamente para la presentación de las cuentas anuales de manera telemática.

Para poder hacer la presentación hay que descargar el programa D2 desde la web del Colegio de Registradores. Además, hay que contar con un certificado digital emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Camefirma u otras entidades debidamente habilitadas para ello. Este certificado sirve para firmar electrónicamente los documentos y garantizar la autenticidad de la presentación.

Una vez que se tienen los instrumentos electrónicos necesarios se utiliza D2 para generar los archivos que contienen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria y otros documentos que formen parte de las cuentas anuales. Estos documentos se firman electrónicamente y se hace el envío telemático de la documentación a la Sede Electrónica del Registro Mercantil.

Realizada esta operación, el Registro Mercantil emite un acuse de recibo que acredita que ha recibido las cuentas. Más adelante, informará sobre la inscripción practicada o avisará si es necesario subsanar algún error en ellas.

Con este sistema digitalizado de depósito de cuentas anuales,  las empresas pueden realizar un trámite obligatorio como este con mayor rapidez y comodidad, sin necesidad de desplazamientos. Además, se trata de un sistema totalmente seguro y el uso del programa D2 reduce las posibilidades de que se produzcan errores durante la presentación.

Para cumplir con la obligación legal de presentar las cuentas, es importante saber dónde depositar las cuentas anuales de una pyme y hacer un uso correcto de la Sede Electrónica del Registro Mercantil.

En Disyem como asesoría especializada en autónomos y pymes, te asesoraremos en todos los trámites, haznos las consultas que necesites.