El libro de ingresos y gastos es esencial para los autónomos, que están obligados a su correcta elaboración y mantenimiento para evitar sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

¿Qué es el libro de ingresos y gastos?

Es un registro contable en el que los trabajadores por cuenta propia deben dejar constancia de todas las operaciones económicas que están relacionadas con su actividad: tanto los ingresos que perciben como los gastos que soportan.

Su finalidad es facilitar la declaración de impuestos como el IRPF y el IVA. Es también una herramienta muy útil para hacer un control interno de la situación financiera del negocio.

En 2025, los autónomos tienen que llevar los libros contables tanto si están dados de alta en el régimen de módulos como si lo están en el de estimación directa simplificada. Lo que tienen que llevar es:

• Libro de ingresos y gastos.
• Libro de bienes de inversión (cuando proceda).
• Libro de provisiones de fondos y suplidos (en el caso de ejercer una actividad profesional).

Estos libros se pueden llevar en formato físico o digital, siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos por Hacienda. Lo importante es que, a través de ellos, se lleve un registro claro y ordenado de los movimientos económicos y que quede garantizada la integridad y la accesibilidad ante un posible requerimiento por parte de la Agencia Tributaria.

Legislación aplicable

La obligación que tienen los autónomos de llevar un libro de ingresos y gastos se regula principalmente en:

• La Ley General Tributaria (Ley 58/2003).
• El Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Real Decreto 439/2007).
• Las disposiciones establecidas por la Agencia Tributaria, que suele actualizar y detallar los formatos y requisitos de forma periódica.

En este 2025 se espera una mayor digitalización de los registros contables como consecuencia de la futura implantación del sistema Verifactu.

¿Cómo debe ser el libro de ingresos y gastos?

Para ser válido, el libro debe contener los datos registrados de forma cronológica. Además, cada anotación debe hacerse completa, indicando: fecha, concepto, importe y, si es un gasto, identificación del proveedor.

Los datos no pueden alterarse una vez registrados. Si se detecta algún error lo que se hace es un asiento de corrección. Otro requisito esencial es que las anotaciones deben ser claras y de fácil comprensión.

Con respecto a los datos que hay que incluir, estos dependen de si se trata de ingresos o de gastos.

Ingresos

Hay que indicar:

• Fecha de la operación.
• Número de la factura.
• Concepto de la operación.
• Importe total.

Gastos

Se deja constancia de:

• Fecha del gasto.
• Número de factura o justificante.
• Proveedor o acreedor.
• Concepto detallado.
• Importe total.

El libro de ingresos y gastos es una herramienta clave dentro de la gestión económica y fiscal de los autónomos. Llevarlo de forma correcta es la mejor manera de evitar sanciones y de estar al tanto de la situación real del negocio.